L'attuale pandemia ha un forte impatto anche sul settore del diritto societario. I cinque pacchetti di misure Covid-19 che sono stati adottati, hanno portato ai seguenti importanti cambiamenti nel diritto societario:
- Le assemblee degli azionisti senza presenza fisica
In tempi di crisi dovuto al Coronavirus le riunioni con incontro fisico degli azionisti e dei membri del consiglio in molti casi potrebbero essere evitate. Il legislatore ha ora emanato un regolamento che prevede una facilitazione per le varie riunioni previste dalla legge. Il Art. 1 comma 1 della legge societaria COVID-19 (Gesellschaftsrechtliches COVID-19-Gesetz - COVID-19-GesG) stabilisce che le riunioni degli azionisti e dei membri degli organi esecutivi possono essere tenute anche senza la presenza fisica dei partecipanti. Le assemblee generali delle società per azioni, le assemblee generali delle società a responsabilità limitata, le assemblee del consiglio di sorveglianza, le assemblee del consiglio di fondazione o le assemblee generali delle società cooperative possono quindi avere luogo virtualmente tramite videoconferenza. Nel caso delle società per azioni, era già possibile per gli azionisti partecipare all'assemblea generale senza essere fisicamente presenti (ad esempio tramite videoconferenza o voto elettronico a distanza), ma l'assemblea generale doveva ancora essere tenuta in un luogo specifico all'interno del paese. La nuova COVID-19 GesG permette alle società per azioni di tenere la loro assemblea generale senza la presenza fisica dei partecipanti.
Ora i requisiti esatti per le riunioni vengono regolati in un decreto (Gesellschaftsrechtliche COVID-19-Verordnung – COVID-19-GesV) dal Ministero della Giustizia Austriaco (BMJ) che è stato pubblicato l’8 aprile 2020 e è stato prolungato il 28.12.2020 fino alla fine del 2021.
Il decreto prevede che una riunione virtuale sia praticamente una forma di comunicazione audiovisiva bidirezionale in tempo reale (quindi una videoconferenza con connessione audiovisiva), in cui tutti i partecipanti possono prendere la parola e votare. Se alcuni, ma al massimo la metà, dei partecipanti non hanno oppure non possono/vogliono usare i mezzi tecnici per una connessione audiovisiva, è sufficiente che usano una connessione acustica (ad esempio un telefono). Nella convocazione della riunione, l’organo convocante, deve specificare in dettaglio i requisiti necessari (organizzativi e tecnici) per la partecipazione.
La riunione generale (Hauptversammlung) di una società per azioni (Aktiengesellschaft) è diversa dalle altre riunioni principalmente poiché ci sono più partecipanti, il che rende una videoconferenza convenzionale non molto adatta. Per queste riunioni è quindi sufficiente che gli azionisti possono seguire la riunione solo visivamente e acusticamente, ma non possono parlare o votare direttamente. Tuttavia, gli azionisti devono avere la possibilità di parlare e di votare con altri mezzi durante la riunione (ad esempio domande verranno trasmesso elettronicamente alla società e il presidente le leggerà ad alta voce).
Se si tratta di una riunione generale (Hauptversammlung) di una società quotata in borsa, di una società le cui azioni sono negoziate attraverso un sistema multilaterale di negoziazione o di una società con più di 50 azionisti, si può (ma non si deve) prevedere, in deroga alle disposizioni appena descritte, che la presentazione di una delibera, la votazione e la presentazione di un’obiezione nella riunione virtuale possano essere effettuate solo da un procuratore speciale (besonderer Stimmrechtsvertreter) – almeno quattro persone adatte e indipendente dalla società.
A partire dalla quarta legge Covid-19, le agevolazioni legali per lo svolgimento di riunioni non sono più limitate alla durata delle misure legali per prevenire la diffusione di COVID-19, ma sono generalmente consentite fino alla fine del 2020.
- Il rinvio dei termini delle riunioni previsti dallo statuto sociale
Una modifica importante è l'autorizzazione statutaria a rinviare i termini o le date di determinate riunioni previste dagli statuti (statuto, atto costitutivo, atto di fondazione). Ciò chiarisce che le riunioni di tutte le forme giuridiche sopra elencate al Art. 1 comma 1 COVID-19-GesG possono quindi svolgersi anche in un secondo momento nel 2020. La decisione sulla possibilità o l'opportunità di un'assemblea, tenendo conto delle forme di attuazione di cui al Art. 1 Covid-19 GesG (nessuna presenza fisica dei partecipanti), è a discrezione dell'entità responsabile della convocazione della riunione in questione.
Inoltre, i termini per l'assemblea e la deliberazione di cui al Art. 104 comma 1 Legge Austriaca sulle società per azioni (Aktiengesetz – AktG), Art. 27a Legge Austriaca sulle cooperative (Genossenschaftsgesetz – GenG) e Art. 35 comma 1 Z 1 Legge Austriaca sulle società a responsabilità limitata (Gesetz über Gesellschaften mit beschränkter Haftung – GmbHG) sono stati modificati nella misura in cui l'assemblea o la deliberazione non deve più avvenire nei primi otto mesi dell'esercizio, ma entro i primi dodici mesi dell'esercizio.
- Regolamento speciale per il consiglio di sorveglianza (Aufsichtsrat)
Dalla fine di aprile 2020 le riunioni del consiglio di sorveglianza possono e devono essere tenuti in ogni caso nuovamente trimestralmente- se necessario, senza la presenza fisica dei partecipanti ai sensi del Art. 1 Covid-19 GesG e della relativa ordinanza.
Pertanto, a parte della possibilità di realizzare le riunioni in modo digitale, non sono più in vigore delle regole speciali.
- Proroga del termine per la presentazione dei conti annuali
Il termine per la presentazione del bilancio annuale (Jahresabschluss) è stato prorogato da nove a dodici mesi dopo la data di chiusura del bilancio (Bilanzstichtag). Il bilancio annuale e la relazione sulla gestione (Lagebericht), nonché tutti i documenti da presentare contemporaneamente (ad es. una relazione separata non finanziaria [gesonderter nichtfinanzieller Bericht] o il bilancio consolidato [Konzernabschluss]) devono pertanto essere presentati al tribunale del registro di commercio al più tardi dodici mesi dopo la data di chiusura del bilancio.
Corrispondentemente, il periodo di preparazione (Aufstellungsfrist) del bilancio annuale è stato esteso dai cinque mesi precedenti a nove mesi, il che vale anche per le non società.
Tali modifiche devono essere applicate ai documenti contabili per i quali il 16 marzo 2020 non è ancora scaduto il termine per la redazione ai sensi dell'art. 222, comma 1, Codice commerciale austriaco (Unternehmensgesetzbuch - UGB). La disposizione cessa di essere applicabile alla fine del 31 dicembre 2021 e si applica per l'ultima volta ai documenti contabili per le date di bilancio che ricadono prima del 1° gennaio 2021.
- Restrizioni alla distribuzione degli utili e ai bonus
Nel decreto del Ministero di Finanze (BMF) pubblicato l’8 aprile 2020 è stato specificato quali requisiti devono essere soddisfatti per la concessione di misure di aiuto finanziario (sovvenzioni dirette e anticipi rimborsabili, assunzione di responsabilità per la società, concessione di prestiti diretti in forma di crediti temporanei).
I beneficiari sono società che (i) hanno la sede o locale commerciale in Austria e (ii) svolgono un’attività operativa significativa in Austria. Vengono escluse le persone giuridiche soggette a vigilanza nel settore finanziario e le società che il 31 dicembre 2019, o, in caso di un esercizio con data diversa, alla data del bilancio che termina prima del 31 dicembre 2019 si trovavano già in difficoltà finanziarie ai sensi del Regolamento 330/2010 della Commissione europea. Inoltre, la società non deve essere in procedura di insolvenza al momento della domanda, a meno che non sia stata iniziata una procedura di riorganizzazione ai sensi dell'codice d’insolvenza.
Tra l’altro, il richiedente deve obbligarsi che la remunerazione pagata al socio della società oppure agli organi, dipendenti o agenti ausiliari della società non sia irragionevolmente elevata. Nel 2020 in particolare, non deve essere pagati bonus superiori al 50% dei bonus dell’anno precedente ai membri del comitato direttivo (Vorstand) o al direttore amministrativo (Geschäftsführer).
Inoltre, i prelievi (Entnahmen) da parte del proprietario dell'azienda o le distribuzioni di utili ai proprietari devono essere adattati alle circostanze economiche. Per il periodo dal 16 marzo 2020 al 16 marzo 2021 c’è un divieto di distribuire dividendi e utili.
Non devono essere liberate riserve per aumentare l’utile netto, e la liquidità ottenuta dalla misura finanziaria non può essere utilizzata (i) per il pagamento di distribuzioni di utili, (ii) per acquistare azioni proprie e (iii) per pagare bonus ai membri del comitato direttivo (Vorstand) o al direttore amministrativo (Geschäftsführer).
Dopo il 16 marzo 2021, è necessario seguire una politica "moderata" di pagamento dei dividendi e degli utili fino al 31 dicembre 2021.